Business Support Officer

Salary: £16,609 actual base salary per annum (£28,671 full time equivalent salary)

Hours Per Week: 21 hours

Employment type: Fixed Term

Contract Duration: Up to 12 months

Location: Blended between Cardiff office and home with 2 days a week in the office.

Citizens Advice offers confidential advice online, over the phone, and in person, for free. Through our national network of charities, we give people the knowledge and the confidence they need to find their way forward – whoever they are, and whatever their problem.

The role

We have a great opportunity for someone that is proactive and works well in a fast-paced environment to join our Wales team as a Business Support Officer and help us make a difference by supporting the effective functioning of Citizens Advice in Wales.

You will play a pivotal role in ensuring the efficient functioning of our team, supporting the Director of Wales and the wider Wales team, prioritising work and dealing with stakeholders and the team's requirements.

Duties will include the maintenance of local systems, including finance systems, organisation and planning of committee meetings, development of presentations, drafting agenda, liaising with external partners and planning ahead on behalf of the whole Wales team.

You will also be required to carry out general administration duties to support the effective delivery of the Cardiff office and be a first line of contact for any facilities or building management queries to help ensure there is an effective and functioning Cardiff office for employees to work from.

You will have the ability to work on your own initiative whilst actively participating in wider teamwork. Excellent communication, organisational and numeracy skills are essential.

To apply

Please submit an anonymous CV and a 2 page cover letter outlining how you have demonstrated the following criteria before:

• Highly organised and experienced with proven ability to provide a wide range of administrative support and be comfortable working proactively and at pace within a busy office
• Ability to support and maintain processes and systems at pace including experience supporting diary management, finance systems, communicating with different team members in a large organisation and with a wide range of stakeholders
• Ability to manage priorities and workload adapting as necessary to meet deadlines under pressure.
• Ability to utilise a range of IT packages and digital tools, particularly Google Suite, to effectively and efficiently support the smooth running of a team.

We will review all applications after the closing date of 10th January 2025 and candidates will know whether they have been successful in securing an interview during the week of 13 January 2025.

Equity, Diversity and Inclusion (EDI) is of strategic importance within the organisation and recognised as integral to all we do as a service.

Central to pursuing our EDI mission is building diverse and inclusive teams in which everyone has a sense of belonging. We believe inclusion is a social justice issue - a principle that underpins our all EDI work. To that end, we particularly welcome applications from people we would like to see better represented in our organisation and sector - people of colour, LGBTQ+ people and disabled people. We follow the social model of disability. We will offer an interview to disabled candidates who indicate they wish their application to be considered under our Disability Confident Interview Commitment where they meet our selection criteria in their application. Some of our roles attract a high volume of applications and in some circumstances where it is not practicable or appropriate, we may limit the number of interviews offered to disabled and non-disabled candidates. We will provide reasonable adjustments as needed.

We’re a flexible employer, so this role may suit anyone who’d prefer a flexible arrangement to help their work/life balance, many of our colleagues spend most of their time working remotely. Whilst we prefer a blended approach between a local office, if one is near you, and home we’re open to being flexible on location, occasionally a role may require you to be based in a certain location if that's the case it will be detailed in the advert or job description. This can be discussed in more detail during your interview.

The National Citizens Advice Operates from offices in England and Wales, with 4 regional offices based in Cardiff, London, Birmingham and Leeds, therefore all successful applicants must be based within England or Wales.

Please be aware that Citizens Advice is not a sponsoring organisation. Therefore the successful applicant must already possess the right to work in the UK or be able to secure the right to work in the UK independently.

Citizens Advice seeks to redeploy internal staff who are at risk or under notice of redundancy and will prioritise them in the recruitment process where necessary. If you have been confirmed as at risk or under notice of redundancy please ensure you indicate this in the at-risk box in your application.

Please note, in the event of a high number of applications, we reserve the right to close the application early.

Lleoliad: wedi'i gymysgu rhwng swyddfa Caerdydd a'r cartref (yng Nghymru a Lloegr) - gydag 2 ddiwrnod yr wythnos yn y swyddfa

Mae Cyngor ar Bopeth yn cynnig cyngor cyfrinachol ar-lein, dros y ffôn, ac yn bersonol, am ddim. Trwy ein rhwydwaith cenedlaethol o elusennau, rydyn ni'n rhoi'r wybodaeth a'r hyder sydd eu hangen ar bobl i ddod o hyd i'w ffordd ymlaen - pwy bynnag ydyn nhw, a beth bynnag yw eu problem.

Y rôl

Mae gennym gyfle gwych i rywun sy’n rhagweithiol ac sy’n gweithio’n dda mewn amgylchedd cyflym i ymuno â’n tîm Cymru fel Swyddog Cymorth Busnes a’n helpu i wneud gwahaniaeth trwy gefnogi gweithrediad effeithiol Cyngor ar Bopeth yng Nghymru.

Byddwch yn chwarae rhan ganolog wrth sicrhau gweithrediad effeithlon ein tîm, cefnogi Cyfarwyddwr Cymru a thîm ehangach Cymru, blaenoriaethu gwaith a delio â rhanddeiliaid a gofynion y tîm.

Bydd y dyletswyddau'n cynnwys cynnal a chadw systemau lleol, gan gynnwys systemau cyllid, trefnu a chynllunio cyfarfodydd pwyllgor, datblygu cyflwyniadau, drafftio agenda, cysylltu â phartneriaid allanol a blaengynllunio ar ran tîm Cymru gyfan.

Bydd gofyn i chi hefyd gyflawni dyletswyddau gweinyddol cyffredinol i gefnogi'r gwaith o ddarparu swyddfa Caerdydd yn effeithiol a bod yn llinell gyswllt gyntaf ar gyfer unrhyw ymholiadau rheoli cyfleusterau neu adeiladau i helpu i sicrhau bod swyddfa Caerdydd yn weithredol ac effeithio i weithwyr weithio ohoni.

Bydd gennych y gallu i weithio ar eich liwt eich hun wrth gymryd rhan weithredol mewn gwaith tîm ehangach. Mae sgiliau cyfathrebu, trefnu a rhifedd rhagorol yn hanfodol.

I wneud cais

Cyflwynwch CV dienw a llythyr eglurhaol 2 dudalen yn amlinellu sut rydych chi wedi bodloni’r meini prawf canlynol o'r blaen:

• Trefnus a phrofiadol iawn gyda gallu profedig i ddarparu ystod eang o gefnogaeth weinyddol a bod yn gyfforddus i weithio'n rhagweithiol ac yn gyflym mewn swyddfa brysur
• Y gallu i gefnogi a chynnal prosesau a systemau yn gyflym gan gynnwys profiad o gefnogi rheoli dyddiaduron, systemau cyllid, cyfathrebu â gwahanol aelodau tîm mewn sefydliad mawr a chydag ystod eang o randdeiliaid
• Y gallu i reoli blaenoriaethau a llwyth gwaith gan addasu yn ôl yr angen i gwrdd â therfynau amser dan bwysau.
• Y gallu i ddefnyddio amrywiaeth o becynnau TG ac offer digidol, yn enwedig Google Suite, i gefnogi rhediad esmwyth tîm yn effeithiol ac yn effeithlon.

Byddwn yn adolygu'r holl geisiadau ar ôl y dyddiad cau sef 10 Ionawr 2025 a bydd ymgeiswyr yn cael gwybod a fyddant yn cael cyfweliad yn ystod yr wythnos yn dilyn 13 Ionawr 2025.

Mae Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (EDI) o bwysigrwydd strategol yn y sefydliad ac yn cael ei gydnabod fel rhan annatod o bopeth a wnawn fel gwasanaeth.

Yn ganolog i gyflawni ein cenhadaeth EDI yw adeiladu timau amrywiol a chynhwysol lle mae gan bawb ymdeimlad o berthyn. Credwn fod cynhwysiant yn fater cyfiawnder cymdeithasol - egwyddor sy'n sail i'n holl waith EDI. I'r perwyl hwnnw, rydym yn croesawu'n arbennig geisiadau gan bobl yr hoffem eu gweld yn cael eu cynrychioli'n well yn ein sefydliad a'n sector - pobl o liw, pobl LHDT+ a phobl anabl. Os ydych yn anabl ac yn bodloni ein meini prawf sylfaenol, byddwch yn sicr o gael cyfweliad ar gyfer y rôl hon a byddwn yn darparu addasiadau rhesymol yn ôl yr angen. Rydym yn dilyn y model cymdeithasol o anabledd.

Rydym yn gyflogwr hyblyg, felly gallai’r rôl hon fod yn addas i unrhyw un y byddai’n well ganddynt drefniant hyblyg i helpu eu cydbwysedd gwaith/bywyd, mae llawer o’n cydweithwyr yn treulio’r rhan fwyaf o’u hamser yn gweithio o bell. Er bod yn well gennym ddull cyfunol rhwng swyddfa leol, os yw un yn agos atoch chi, a’ch cartref, rydym yn hyblyg o ran lleoliad, o bryd i’w gilydd efallai y bydd rôl yn gofyn i chi fod wedi’ch lleoli mewn lleoliad penodol os yw hynny’n wir, byddwn wedi’i nodi yn yr hysbyseb neu ddisgrifiad swydd. Gellir trafod hyn yn fanylach yn ystod eich cyfweliad.

Mae Cyngor ar Bopeth Cenedlaethol yn gweithredu o swyddfeydd yng Nghymru a Lloegr, gyda 4 swyddfa ranbarthol wedi’u lleoli yng Nghaerdydd, Llundain, Birmingham a Leeds, felly rhaid i bob ymgeisydd llwyddiannus fod wedi’i leoli yng Nghymru neu Loegr.

Mae ein hymrwymiad i les cydweithwyr yn cael ei adlewyrchu yn y ffaith ein bod wedi ennill Aur yn y categori Iechyd a Lles, yn ogystal ag Enillwyr Cyffredinol, yng Ngwobrau Profiad Gweithiwr 2022.

Sylwch nad yw Cyngor ar Bopeth yn sefydliad noddi. Felly mae'n rhaid i'r ymgeisydd llwyddiannus eisoes feddu ar yr hawl i weithio yn y DU neu allu sicrhau'r hawl i weithio yn y DU yn annibynnol.

Os bydd nifer fawr o geisiadau, rydym yn cadw'r hawl i gau'r cais yn gynnar.